 |
|
|
|
|
|
||||
|
oppdatert 10. mai 2012 |
|||||||||
 |
 |
||||||||
|
|||||||||
 |
|||||||||
 |
|||
|
|
|
|
|
XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Referat styremøte 19. februar 2011. Styremøtet ble holdt i kantina på Rotator. Per-Olav Bang går igjennom sakene. Totalt møtte 8 styre medlemmer. -------- Formann Ronny Spikkeland Sekretær Per-Olav Bang Kasserer Karoline Spikkeland Maskin ansvarlig Odd Egil Spikkeland Bane ansvarlig David Dutton ATV kontakt Reidar Kvåle Styremedlem Jon Thor Jonsson Saksliste : 1. MEDLEMS LISTER/MEDLEMS REGISTER NMF 2010 2. INNMELDING MEDLEMMER NIF 2010 3. ÅRSMELDING 2010 4. REGNSKAP 2010 5. KIOSK/KASSE LISTE 2011 6. AKTIVITETS LEDER LISTE 2011 7. STYRE KANDIDATER 2011 8. KONTINGENT 2011 9. BUDSJETT 2011 Budsjett for 2010 legges frem for styret som grunnlag for budsjett for 2011 : - Inntekter 2010 : - Kontingent________________________10 000 - Kultur midler_______________________5 000 - Idrettsrådet_______________________30 000 - Baneleie,rekvisita,kasse______________5 000 - Lisens , NMF_______________________5 000 - Kiosk Sørlandscup__________________10 000 - Start kontingent Sørlandscup_________15 000 - Saldo bank 31-12-2009______________23 642 (settes opp som inntekt ettersom beløpet er overført fra 2009) _______________________________________ - Totale inntekter__________________103 642 ======================================== - Utgifter 2010 : - Traktor deler______________________1 222 - Traktor årsavgift____________________390 - Forsikring traktor + brakke___________1 088 - Forsikring og medlemskap NMF_______7 300 - Lisens , NMF______________________5 000 - Grus Sørlandscup__________________4 900 - Premier Sørlandscup_______________1 350 - Ambulanse Sørlandscup____________8 750 - Grus___________________________60 000 - Saldo bank 31-12-2010____________13 642 (settes opp som utgift ettersom beløpet overføres til 2011) _____________________________________ - Totale utgifter__________________103 642 ====================================== Per-Olav velges som referent : 1. MEDLEMS LISTER/MEDLEMS REGISTER NMF 2010 Medlemskontingenten for 2011 må bestemmes nå for å få denne med på fakturaen som sendes ut fra NMF. Medlems kontingenten for 2011 settes til 450 for enkeltmedlem og 550 kr for familiemedlem. Det må lages ny faktura for salg av medlemskap inne på banen. Karoline, Ronny og Per-Olav går igjennom medlemslistene , melder inn medlemmene i NMF registeret og lager ny faktura tirsdag 25 jan 2011. 2. INNMELDING MEDLEMMER NIF 2010 Karoline, Ronny og Per-Olav melder inn medlemmene i NIF Idrettsregistreringen tirsdag 25 jan 2011.o 3. ÅRSMELDING 2010 Alle som arbeider i FCK må bidra med innlegg til årsmeldingen. Send en mail til pobang@oceaneering.com. Per-Olav skriver årsmeldingen som skal legges frem på årsmøtet. 4. REGNSKAP 2010 Regnskapet for 2010 ble ført av Karoline Spikkeland. FCK har ført regnskap i 10 år, fra 24-01-2000 til 31-12-2010. Totale inntekter på 10 år pr 31-12-2010 = 1 464 334 kr. Totale utgifter på 10 år er 31-12-2010 = 1 431 366 kr. 31-12-2010 hadde vi 32 967 kr i banken, 825 kr i kassa og vi har ikke lån. Saldo pr 31-12-2010 = 33 792 kr Inntektene i 2010 var 183 923 kr og utgiftene i 2010 var 175 330 kr. - Inntekter 2010 : - Kontingent_______________________16 800 - Midler og tillskudd_________________27 700 - Dugnad__________________________14 000 - Kultur midler_____________________13 000 - Støtte fra Kommunen_______________5 000 - Leie traktor________________________500 - Idrettsrådet______________________23 304 - NIF moms kompensasjon____________3 148 - NMF lisenser_______________________800 - Baneleie,lisens,rekvisita,kasse________58 092 - Kiosk Sørlandscup__________________9 533 - Start kontingent Sørlandscup________16 700 - Saldo bank og kasse 31-12-2009_____24 694 (settes opp som inntekt ettersom beløpet er overført fra 2009) ______________________________________ - Totale inntekter_________________213 271 ====================================== - Utgifter 2010 : - Visa______________________________200 - Web domene______________________330 - Traktor deler________________________0 - Traktor årsavgift___________________395 - Forsikring traktor + brakke___________1 149 - Grus TT________________________139 804 - Rekvisita________________________10 808 - Forsikring og medlemskap NMF_______6 100 - Lisens , NMF_____________________3 800 - Medlems administrasjons gebyr NMF__6 165 - Premier Sørlandscup_______________1 978 - Ambulanse Sørlandscup____________8 750 - Baneleie grunneier____________________0 (Baneleie 2000 kr for 2010 ble betalt i 2009) - Saldo bank og kasse 31-12-2010_____33 792 (settes opp som utgift ettersom beløpet overføres til 2011) ______________________________________ - Totale utgifter__________________213 271 ======================================= Sponsor støtte og gaver i 2010 : Privatpersoner og bedrifter har støttet oss med gaver til en verdi av 95104 kr (135700 kr i 2009). Penge gavene inngår i regnskapet, men verdien av utstyr bidrar til å øke verdien på banen. Sulejman Alendar_______________________________________200 kr Joker i Finsland, varer til verdi av__________________________3000 kr Erling Øvland_________________________________________3000 kr TT Anlegg, grus til verdi av______________________________20000 kr Graarud, utstyr til verdi av________________________________2000 kr Kjell Arne Holen, utstyr til verdi av_________________________1100 kr Per-Olav Bang_________________________________________500 kr Kulturmidler songdalen kommune_________________________13000 kr Sparebanken pluss____________________________________20000 kr Lions_______________________________________________3000 kr Kulturmidler songdalen kommune__________________________5000 kr Tommy Smith_________________________________________1000 kr Aktivitetsmidler idrettsrådet______________________________23304 kr Per-Olav reviderer regnskapet før årsmøtet. 5. KIOSK/KASSE LISTE 2011 Vi har tilbud om å legge kassa på tappen. Nøkkelen til kassa og brakka må festes til kassa. Det er en forutsetning at den som leverer kassa har ansvaret for at det ikke er mere enn 300 kr i vekslepenger når kassa leveres inn. Tappen tar ikke ansvar for kassa eller pengene. Tappen vil oppbevare kassa og levere den ut til personer som kan fremvise et kiosk vakt kort fra FCK som samsvarer med en navneliste som oppbevares på tappen. Det er åpen diskusjon om hvem som skal hente kassa på tappen. Odd Egil mener det er bane ansvarlig som skal hente og bringe kassa ettersom det er han som åpner banen. Per-Olav mener det er kiosk ansvarlig som skal gjøre det ettersom det er den personen som skal ta ansvaret for pengene og at bane ansvarlig skal ta ansvaret ute på banen. Vi må sørge for at de som er ansvarlige stiller til avtalt tid slik at dette ikke blir et problem. Det er forslag om å bruke veske med belte for å sikre at den som har kassa ikke går fra pengene. Jon Thor setter opp kiosk liste og sender den til Per-Olav som legger den inn i kalenderen.. Utskrift av navnene settes opp i kiosken. 6. AKTIVITETS LEDER LISTE 2011 Ronny setter opp vakt liste og sender den til Per-Olav som legger den inn i kalenderen. Utskrift av navnene settes opp i kiosken. 7. STYRE KANDIDATER 2011 Karoline stiller ikke til gjenvalg som kasserer, men ønsker å være styre medlem. Resten av de møtte i styret stiller til gjenvalg. Jon Thor og Odd Egil setter opp styre kandidater for valg for 2011. Listen legges frem på årsmøtet. 8. KONTINGENT 2011 Enkeltmedlem og familiemedlem, se pkt 1. Årskort endres til å gjelde for sommersesongen. Baneleie blir uforandret. Baneleie for vinterkjøring settes til 100 kr pr kjøring pr kjøretøy. 9. BUDSJETT 2011 Budsjett for 2011 basert på budsjettet for 2010. Inntektene i kiosken justeres opp og midler fra idrettsrådet justeres ned. Utgiftene til grus justeres opp. Budsjett for 2011 : - Inntekter 2011 : - Kontingent________________________17 000 - Kultur midler______________________10 000 - Idrettsrådet_______________________20 000 - Baneleie,rekvisita,kasse______________70 000 - Lisens , NMF_______________________5 000 - Kiosk Sørlandscup__________________10 000 - Start kontingent Sørlandscup_________15 000 - Saldo bank 31-12-2010_______________33792 (settes opp som inntekt ettersom beløpet er overført fra 2010) ________________________________________ - Totale inntekter____________________180 792 ========================================= - Utgifter 2011 : - Kiosk___________________________17 442 - Traktor deler______________________1 500 - Traktor årsavgift____________________400 - Forsikring traktor + brakke___________1 200 - Forsikring og medlemskap NMF_______7 000 - Lisens , NMF______________________5 000 - Grus___________________________116 000 - Premier Sørlandscup________________1 500 - Ambulanse Sørlandscup_____________8 750 - Baneleie grunneier_________________2 000 - Saldo bank 31-12-2011_____________20 000 (settes opp som utgift ettersom beløpet overføres til 2012) ______________________________________ - Totale utgifter___________________180 792 ========================================= Følgende punkter 10,11,12 legges til som saker 10. LISENS Per-Olav sjekker priser på lisensene som vi selger i kiosken. Svar fra NMF : Transaksjonsgebyret gjelder kun de lisensene som sendes ut via datasystemet, altså IKKE de manuelle lisensene. De kjøpes av klubb fra forbundskontoret med de prisene som står på nettet. Det gis 100 kr i refusjon for hver solgte rekrutteringslisens og 25 kr for hver solgte introduksjonslisens. Klubbene kjøper en microlisens for 130 kr og kan selge den videre for opptil 200 kr. Vennlig hilsen/Best regards Tormod Bjørkli, Sportskonsulent NMF Prisene blir som følger : Porto (25) er typisk ved kjøp av 5 lisenser i en forsending. Jo flere vi kjøper samtidig jo bedre blir fortjenesten. Bilagene må sendes inn til NMF for å få refusjon. IL = selges for 170 + refusjon 25 - kjøpes for 170 - porto (25) = 0 fortjeneste (vi må unngå å selge denne) RL = selges for 330 + refusjon 100 - kjøpes for 330 - porto (25) = 75 fortjeneste ML = selges for 200 - kjøpes for 130 - porto (25) = 45 fortjeneste Det er endret mye ang lisenser og priser. Se Lover og regler fra NMF . Alle som skal være ansvarlig i kiosken og på banen må få opplæring i endringene. Per-Olav kaller inn til informasjon når listene er klare. 11. UTLEIE Reidar Kvåle vil se på muligheten for utleie. 12. FRIVILLIGHETS REGISTERET Reidar Kvåle vil se på registrering i frivillighets registeret, grasrot andelen. 26 jan 2011, sekretær FCK, Per-Olav Bang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Referat årsmøte 7. mars 2011. Sted : Årsmøtet ble holdt i kantina på Rotator. Saksliste : 1. Årsmelding > 2. Regnskap > 3. Valg > 4. Lovnorm 5. Kontingent 6. Budsjett 7. Lisens 8. Medlemsliste/Medlemsregister NMF/Idrettsregistreringen NIF 9. Arrangement> 10. Hjemmeside> 11. Lisens kurs> 12. Eventuelt> Totalt møtte 11 medlemmer. -------- Følgende fra styret møtte: Formann Ronny Spikkeland Sekretær Per-Olav Bang Kasserer Karoline Spikkeland (Odd Egil står som verge intill Karoline fyller 18 år) Maskin ansvarlig Odd Egil Spikkeland Bane ansvarlig David Dutton ATV kontakt Reidar Kvåle Styremedlem Dagfinn Spikkeland Styremedlem Mikael Tønnesen Referent POBang 1. Årsmelding > Årsmeldingen ble lest av POBang, se hjemmesiden under Referat 2010. Årsmeldingen er godkjent. 2. Regnskap > Regnskapet ble presentert av POBang Regnskapet for 2010 ble ført av Karoline Spikkeland. FCK har ført regnskap i 10 år, fra 24-01-2000 til 31-12-2010. Totale inntekter på 10 år pr 31-12-2010 = 1 464 334 kr. Totale utgifter på 10 år er 31-12-2010 = 1 431 366 kr. 31-12-2010 hadde vi 32 967 kr i banken, 825 kr i kassa og vi har ikke lån. Saldo pr 31-12-2010 = 33 792 kr Inntektene i 2010 var 183 923 kr og utgiftene i 2010 var 175 330 kr. - Inntekter 2010 : - Kontingent________________________16 800 - Midler og tillskudd__________________27 700 - Dugnad___________________________14 000 - Kultur midler______________________13 000 - Støtte fra Kommunen________________5 000 - Leie traktor__________________________500 - Idrettsrådet_______________________23 304 - NIF moms kompensasjon_____________3 148 - NMF lisenser________________________800 - Baneleie,lisens,rekvisita,kasse_________58 092 - Kiosk Sørlandscup___________________9 533 - Start kontingent Sørlandscup_________16 700 - Saldo bank og kasse 31-12-2009______24 694 (settes opp som inntekt ettersom beløpet er overført fra 2009) ______________________________________ - Totale inntekter__________________213 271 - Utgifter 2010 : - Visa_______________________________200 - Web domene_______________________330 - Traktor deler_________________________0 - Traktor årsavgift____________________395 - Forsikring traktor + brakke___________1 149 - Grus TT________________________139 804 - Rekvisita________________________10 808 - Forsikring og medlemskap NMF_______6 100 - Lisens , NMF______________________3 800 - Medlems administrasjons gebyr NMF___6 165 - Premier Sørlandscup________________1 978 - Ambulanse Sørlandscup_____________8 750 - Baneleie grunneier_____________________0 (Baneleie 2000 kr for 2010 ble betalt i 2009) - Saldo bank og kasse 31-12-2010______33 792 (settes opp som utgift ettersom beløpet overføres til 2011) ______________________________________ - Totale utgifter__________________213 271 Sponsor støtte og gaver i 2010 : Privatpersoner og bedrifter har støttet oss med gaver til en verdi av 95104 kr (135700 kr i 2009). Penge gavene inngår i regnskapet, men verdien av utstyr bidrar til å øke verdien på banen. Sulejman Alendar_______________________________________200 kr Joker i Finsland, varer til verdi av__________________________3000 kr Erling Øvland_________________________________________3000 kr TT Anlegg, grus til verdi av______________________________20000 kr Graarud, utstyr til verdi av________________________________2000 kr Kjell Arne Holen, utstyr til verdi av_________________________1100 kr Per-Olav Bang_________________________________________500 kr Kulturmidler songdalen kommune_________________________13000 kr Sparebanken pluss____________________________________20000 kr Lions_______________________________________________3000 kr Kulturmidler songdalen kommune__________________________5000 kr Tommy Smith_________________________________________1000 kr Aktivitetsmidler idrettsrådet______________________________23304 kr Per-Olav har revidert regnskapet. Regnskapet er godkjent. 3. Valg > Valget ble styrt av POBang Formann Ronny Spikkeland (er også register ansvarlig) Sekretær Per-Olav Bang (er også hjemmeside ansvarlig) Kasserer Tommy Helge Smith Maskin ansvarlig Odd Egil Spikkeland Bane ansvarlig David Dutton ATV kontakt Reidar Kvåle Styremedlem Dagfinn Spikkeland Styremedlem Karoline Spikkeland Styremedlem Jon Thor Jonsson Styremedlem Mikael Tønnesen Styremedlem Rune Brandsvoll Styremedlem Roy Vidar Hilton Valget er godkjent.
4. Lovnorm Vi skal ha en godkjent lovnorm iht ny revidert lovnorm fra 28 november 2007. Lovnormen skal godkjennes av årsmøtet og sendes inn til Vest Agder Idrettskrets for godkjenning. Ny lovnorm ble lest av Ronny. Lovnormen er godkjent. Ronny sender Lovnormen til VAI for godkjenning. 5. Kontingent Medlemskontingenten for 2011 måtte bestemmes på siste styremøte for å få denne med på fakturaen som sendes ut fra NMF. Medlems kontingenten for 2011 ble satt til 450 for enkeltmedlem og 550 kr for familiemedlem. Det må lages ny faktura for salg av medlemskap inne på banen. Årskort endres til å gjelde for sommersesongen. Baneleie blir uforandret. Baneleie for vinterkjøring settes til 100 kr pr kjøring pr kjøretøy. Kontingenten er godkjent. 6. Budsjett Budsjett for 2011 : - Inntekter 2011 : - Kontingent______________________17 000 - Kultur midler____________________10 000 - Idrettsrådet_____________________20 000 - Baneleie,rekvisita,kasse____________70 000 - Lisens , NMF_____________________5 000 - Kiosk Sørlandscup________________10 000 - Start kontingent Sørlandscup_______15 000 - Saldo bank 31-12-2010____________33792 (settes opp som inntekt ettersom beløpet er overført fra 2010) _____________________________________ - Totale inntekter_________________180 792
- Utgifter 2011 : - Kiosk____________________________17 442 - Traktor deler______________________1 500 - Traktor årsavgift____________________400 - Forsikring traktor + brakke___________1 200 - Forsikring og medlemskap NMF_______7 000 - Lisens , NMF______________________5 000 - Grus___________________________116 000 - Premier Sørlandscup________________1 500 - Ambulanse Sørlandscup_____________8 750 - Baneleie grunneier_________________2 000 - Saldo bank 31-12-2011_____________20 000 (settes opp som utgift ettersom beløpet overføres til 2012) ______________________________________ - Totale utgifter___________________180 792 Budsjettet er godkjent. 7. Lisens Transaksjonsgebyret gjelder kun de lisensene som sendes ut via datasystemet, altså IKKE de manuelle lisensene. De kjøpes av klubb fra forbundskontoret med de prisene som står på nettet. Det gis 100 kr i refusjon for hver solgte rekrutteringslisens og 25 kr for hver solgte introduksjonslisens. Klubbene kjøper en microlisens for 130 kr og kan selge den videre for opptil 200 kr. Prisene blir som følger : Porto (25) er typisk ved kjøp av 5 lisenser i en forsending. Jo flere vi kjøper samtidig jo bedre blir fortjenesten. Bilagene må sendes inn til NMF for å få refusjon. IL = selges for 170 + refusjon 25 - kjøpes for 170 - porto (25) = 0 fortjeneste (vi må unngå å selge denne) RL = selges for 330 + refusjon 100 - kjøpes for 330 - porto (25) = 75 fortjeneste ML = selges for 200 - kjøpes for 130 - porto (25) = 45 fortjeneste 8. Medlemsliste/Medlemsregister NMF/Idrettsregistreringen NIF Medlems liste : Bilag på medlemskap/årskort som selges i kiosken eller som er betalt i banken skal overleveres til hjemmeside ansvarlig som fører inn medlemskapet i medlemslisten som ligger på hjemmesiden. NMF Registeret : Hjemmeside ansvarlig skal gi melding om nye medlemmer til Register ansvarlig. Register ansvarlig melder medlemmene inn i NMF registeret. Nye medlemmer får tilsendt faktura med medlemskort fra NMF registeret. Dersom en medlem tilhører en familie vil det stå 0 kr på fakturaen. Det er kun den som er oppført som familie kontakt som får faktura med beløp. NIF Idretts registreringen : Idretts registreringen er normalt i Januar. Medlemmene skal meldes inn etter alder og aktivitet. Hjemmeside ansvarlig fører inn medlemmene etter alder i medlemslisten. Register ansvarlig melder medlemmene inn i NIF Idretts registreringen basert på medlemslisten. 9. Arrangement> Ronny informerer om sørlands cuppen. Dato er 24 september 2001. Vi må sjekke ang parkering. 10. Hjemmeside> Hjemmesiden er oppdatert med nye linker, menyer og en kalender slik at alle kan finne den informasjonen de trenger til enhver tid. Iht vår lovnorm er vi pålagt å føre et elektronisk register og å legge ut innkallinger elektronisk. 11. Lisens kurs> POBang vil holde lisens kurs inne på banen så fort den er klar for kjøring. 12. Eventuelt> Reidar Kvåle tar jobben med å registrerer FCK i frivillighets registeret. Følgende legges inn som styre i brønnøysund registeret. Årsmøtet avsluttes. 07 mars 2011, sekretær FCK, Per-Olav Bang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Referat styremøte 7. september 2011. Sted : Årsmøtet ble holdt i brakka på banen. Emne : Forberedelser til sørlands cuppen 24 september. Følgende møtte : Åse Berit, Odd Egil, Tom, Karoline, Roy Vidar, Tommy, Dagfinn, Ronny, David, Per-Olav Referent POBang Saksliste : 1. Dugnad på banen Vi leier gravemaskin av Dagfinn til 250 kr/time. Odd Egil, David og Raymond starter med graving og kjøring av grus søndag 18 september og holder på utover uka til fredag 23 september. Det skal lages halv hopp i svingene, supplere med grus og legge ned to dren stikk i Øvland svingen. Tønnene er harde og farlige, de skal graves opp og erstattes av voller eller høyballer. Banen holdes stengt Onsdag 21 september pga dugnad fra kl 17-20. Området skal ryddes, høyt gress skal klippes, gjerdestolpene må graves opp og settes ned på nytt, netting gjerdene skal henges opp på nytt med strips. Vi har merkebånd og stikker til banemarkering. Dagfinn støtter oss med lange strips. Odd Egil låner nokkeren av Jon Thor. 2. Kiosk Karin, Åse Berit, Kine, Maren og Rebekka ordner med grilling under halvtaket og kiosken i brakka. Det ligger en oversikt over det vi kjøpte inn i fjor i det hvite skrinet som Tommy har. Joker har støttet oss med 3000 kroner som står på en konto i butikken. Per-Olav lager et skriv som Tom kan presentere for Kiwi i Brennåsen. 3. Flagg vakter og flagg Odd Egil ordner med flaggvakter. Dagfinn kjøper inn 15 kosteskaft, stoff til 12 gule flagg og 3 hvite flagg. 4. Parkering Odd Egil ordner med parkering. Per-Olav lager to plakater, PARKERING TILSKUERE og INNKJØRING KUN DELTAKERE. Åse Berit sperrer av jordene med gjære ettersom det er for vått til å parkere der. Bilene må parkeres oppe ved banen, nede ved elva og langs veien. Det må være fri vei for sykebilen. 5. Innsjekking Roy Vidar stiller kl 7.30 for å være med på innsjekkingen. 6. Starter Odd Egil sjekker med Terje om han kan stå for startingen, ta med 5 sekunders skiltet og skaffe strikk. Per-Olav bistår Terje med startingen. 7. Telling og transpondere Det er ikke behov for telling ettersom transponderne har fungert på de siste løpene. Ronny kontakter Bjørn ang kabel og skjerm. Ronny sjekker med Bjørn om det må bygges tak over skjermen. 8. Reglement Bjørn står for reglementet. 9. Godkjenning av løpet Ronny venter på svar fra NMF ang godkjenning av løpet. Ronny purrer på NMF. Ronny sjekker ang påmelding til løpet. Ronny sender inn søknad til politiet. 10. Sponsor Vi har ingen hoved sponsor på løpet. Per-Olav lager en plakat som kan deles ut og henges opp på butikkene og bensinstasjonene. Bendix har levert 1000 liter diesel og vil levere mer etter behov. Odd Egil sjekker med Jon Thor om de har en logo vi kan legge inn på hjemmesiden og om de har en plakat de vil henge på brakka. Prikken Reklame har sponset oss med et stort skilt til brakka med klubbens logo og 5 vegskilt med pil og teksten crossbane. Vi henger opp et i kilen på skiltet i krysset. Skiltet tas ned etter løpet ettersom vi ikke har søkt og regner med at det vil bli fjernet. Prikken reklame regner med at skiltene er ferdig fredag 9 september. Per-Olav henter skiltene i Vennesla. 11. Lyd anlegg Ronny spør Bjørn om ropert. 12. Sykebil Bjørn ordner med sykebil. 13. Premier Ronny sjekker med Bjørn ang premier. 14. Sikring Tauet ved bålplassen må fjernes. Vi regner med at publikum kan gå fritt rundt banen. 15. Aggregat Vi regner med at det aggregatet vi har skal fungere. Ronny kjøper inn bensin til aggregatet.
07 september 2011, sekretær FCK, Per-Olav Bang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Referat styremøte 22. november 2011. Sted : Rotator. Saksliste : 1. Ny teknisk treningsdag med Terje Eriksen -------- Følgende fra styret møtte: Formann Ronny Spikkeland (er også register ansvarlig) Sekretær Per-Olav Bang (er også hjemmeside ansvarlig) Kasserer Tommy Helge Smith Maskin ansvarlig Odd Egil Spikkeland Styremedlem Dagfinn Spikkeland Styremedlem Karoline Spikkeland Styremedlem Mikael Tønnesen Styremedlem Rune Brandsvoll Styremedlem Roy Vidar Hilton
Ronny ønsker velkommen til møtet og informerer. Formålet med møtet er å få ting på plass før årsmeldingen skal skrives og å planlegge neste år.. Referent POBang
1. Ny teknisk treningsdag med Terje Eriksen Terje kan komme på banen en dag i måneden for å holde teknisk trening. Ronny sjekker med Songdalen kommune ang hvem han skal kontakte og hvilke papirer han trenger for å søke om en ekstra trenings dag. Det er viktig å søke om minst mulig endring på reguleringsplanen for å få en rask avgjørelse. Treningsdagen skal være åpen for alle som ønsker teknisk trening, men banen vil ikke være åpen for fri kjøring og legges ikke inn i kalenderen som en vanlig trenings dag.
Ronny informerer om NMF registeret og alt arbeidet vi har med å registrere medlemmene. Fra 2012 skal alle betale kontingenten via NMF registeret. POBang informerer om det nye søknadskjemaet som ligger på hjemmesiden og i kiosken. Nye medlemmer skal fylle ut alle postene. Det er ikke mulig å bli medlem hvis en ikke har mail adresse. Ronny oppretter mail adresse til de som ikke har det. POBang lager en sjekk liste over alle som kjører på banen, listen henges opp i kiosken. Listen skal inneholde navn, lisens nummer, årskort og et felt for signatur ved fremvisning av gyldig medlemskap og lisens. Det skal være tomme felt på bunnen av listen for nye navn. En fører skal mao ikke behøve å vise medlemskortet, årskortet og lisensen mere enn en gang pr år.
Vi vil kjøpe en 13 t gravemaskin med skjær. Tommy informerer om regnskapet hittil i år. Vi har 155000 på konto, derav har vi fått 15000 fra Olympia komiteen. Vi regner med at det er fra idrettsrådet, men Ronny sjekker om midlene er fordelt. Ronny skal kontakte formannen og fremskaffe et referat. Referatet sendes til POBang som legger det inn på hjemmesiden. Rune og Odd Egil sjekker hva som er aktuelt å kjøpe til ca 300000. Tommy setter opp en finansieringsplan og kontakter bankene for å høre om de kan bli med på en finansiering av gravemaskinen. Vi ser for oss en fordeling på 100000 i egenkapital, 100000 som støtte fra bankene og resten på avbetaling.
Vi beregner å kjøpe for ca 50000 i grus i 2012. Dagfinn sjekker med Frustøl om han kan støtte oss med null masse.
I 2011 hadde vi en vakt liste i kalenderen for mai, juni, august, september og onsdagene i oktober. Vaktene ble fordelt på 6 personer, mao 5 vakter på hver. Vi trenger flere vakter for å fordele arbeidet. Ronny tar kontakt med de som har meldt interesse for et aktivitetslederkurs. Vi har noen navn som han kan spørre : David, Kjell Arne, Tom, Morten, Arve, Vidar, Tommy, Rebecca, Fløystøl. FCK betaler kurset for de som vil være med på vaktlista.
Reidar har alt klart. Tommy har sjekket med brønnøysund, alt skal være på plass nå. Tommy tar kontakt med Reidar for å høre om han kan fullføre registreringen. Dersom Reidar ikke får det til vil Tommy overta jobben.
Alle oppfordres til å spørre sin arbeidsgiver eller andre kjente kontakter om en støtte på 5000 kroner. Det ligger et info skriv på hjemmesiden, men dersom det er behov for det kan POBang bidra med dette.
Tommy informerer om alternativer for å registrere salg og baneleie i kiosken. Vi kan bruke et gammelt kassa apparat eller en Ipad med et kassa apparat program som er enkelt å bruke. Tommy kan lage dette uten at det koster klubben noe. Tommy vil se hva som er mulig å få til som er like lett å bruke som det vi har i dag.
Et tidtaker system koster 70000 kroner. Det er alt for dyrt for oss nå, men vi kan sette opp brakker og flytte rørene til et egnet sted mellom den lille og den store banen der det er naturlig å avslutte et løp uten fare og der det er oversiktlig. Jon Thor er i gang med å se etter brakker.
Ronny gir beskjed om at vi vil ha en av de første rundene i 2012.
Mikael har ansvaret for å samle sammen gjerdestolpene og gjerde nettene før vinteren. Det må skje fort ettersom vinteren kan komme når som helst. Nettene og stolpene skal ligge i rommet der aggregatet står.
Neste møte for sittende styre blir årsmøtet i 2012. Iht lovnormen skal vi kalle inn til møte før årsmøtet med varsel, men ettersom det kun er styret som møter på årsmøtet har sittende styre vedtatt å ikke ha flere møter før årsmøtet. Saker som valg, fastsetting av kontingent, regnskap, budsjett osv må behandles og vedtas på årsmøtet. Det sittende styret er derfor ansvarlig for å finne kandidatene til valget på årsmøtet. Alle styremedlemmene skal derfor melde til formannen om gjenvalg eller en stedfortreder som de selv har funnet. Formannen skal ha meldingen innen utgangen av november 2011.
Møtet avsluttes. 22 november 2011, sekretær FCK, Per-Olav Bang XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX Årsmelding 2011 Innledning : Først vil jeg takke alle som har støttet klubben med midler, alle som har jobbet dugnad og alle som har vært på banen. Uten dere ville det ikke ha vært en cross bane i Finsland. Jeg vil også takke Dagfinn som grunneier for at vi får lov å være på eiendommen hans. Året 2011 startet bra vi hadde mange gode intensjoner om hvordan året skulle bli. Store deler av begynnelsen av sesongen gikk som planlagt med aktivitetsleder listen. Det ble litt kluss mot slutten av sesongen, og man kunne merke at vi trengte flere aktivitetsledere. Det var mye folk innom banen i år. Det er kanskje det beste året vi har med tanke på førere pr trening. Vi har fått en del nye medlemmer i år og det har ført litt jobb siden alle medlemmene skal føres inn i ett elektronisk system på nmf sine nett sider. Men ting gikk lettere ut mot slutten av året. Vi hadde ett veldig bra styremøte nå på slutten av året. Der alle ble skikkelig giret på å prøve å få tak mer sponsormidler. Hvis vi drar med oss positive holdningen inn i 2012 så blir dette ett skikkelig bra år. Styret i 2011 : Formann Ronny Spikkeland Sekretær Per-Olav Bang Kasserer Tommy Helge Smith Maskin ansvarlig Odd Egil Spikkeland Bane ansvarlig David Dutton ATV kontakt Reidar Kvåle Styremedlem Dagfinn Spikkeland Styremedlem Karoline Spikkeland Styremedlem Jon Thor Jonsson Styremedlem Mikael Tønnesen Styremedlem Rune Brandsvoll Styremedlem Roy Vidar Hilton Medlemskap : FCK hadde totalt 127 medlemmer i 2011 som står registrert i nmf sitt register. Alle medlemmene står som aktive i klubben. Vi hadde og så 37 medlemmer som ble utmeldt i år. Vi skal ikke lenger ta kontant betaling på banen for medlemskap. Medlemmer for tilsendt giro på mail. Regnskap : På siste styremøte ble det bestemt at alle som kunne skulle legge inn ett ord i bedriften sin for å få tak i mer midler til klubben. Saldo pr 31-12-2011 Søgne og Greipstad Sparebank konto nr 30901201680. bank 155 513 kr + kasse 0 kr = 155 513 kr Sum transaksjoner fom 24-01-2000 tom 31-12-2011 inn 1 623 178 kr ut 1 466 397 kr Sum støtte og gaver i 2011 61 390 kr Sum støtte fom 24-01-2000 tom 31-12-2011 935 956 kr Balanse i 2011 - Inntekter : - Saldo bank og kasse 31-12-2010__________33 792 (settes opp som inntekt ettersom beløpet er overført fra 2010) - Kontingent___________________________27 500 - Midler og tilskudd______________________5 598 - Kulturmidler__________________________13 000 - Midler idrettsrådet_____________________15 090 - Lisenskurs____________________________3 500 - FCK medlems kontingent fra NMF_________17 000 - NMF lisens____________________________2 100 - Tilbake betaling investering ______________1 100 - Baneleie,lisens,rekvisita_________________39 883 (estimert) - kiosk sørlandscuppen __________________11 268 (estimert) - start kontingent sørlandscuppen__________17 207 (estimert) - Gave__________________________________598 - Støtte fra Rotator_______________________5 000 ___________________________________________ - Totale inntekter______________________192 636 =========================================== - Utgifter : - Gebyr bank_____________________________692 - Internet________________________________432 - Flytting hjul laster______________________2 163 - årsavgift traktor_________________________395 - Forsikring brakker og traktor _____________1 233 - Leie maskin barne banen________________2 350 - graving ______________________________2 650 - Traktor olje_____________________________613 - Varer _______________________________10 181 - NMF medlemskap og forsikring_______________0 (NMF glemte å sende regning, 6 100 betales i 2012) - NMF lisenser__________________________3 385 - funksjonær sørlandscuppen_______________1 000 - Premier sørlandscuppen__________________1 279 - ambulanse sørlandscuppen _______________8 750 (estimert) - Leie grunneier_________________________2 000 - Saldo bank og kasse 31-12-2011_________155 513 (settes opp som utgift ettersom beløpet overføres til 2012) ___________________________________________ - Totale utgifter_______________________192 636 =========================================== Støtte og gaver i 2011 Aktivitetsmidler idrettsrådet______________________15 090 kr Kulturmidler songdalen kommune________________13 000 kr Høyde teknikk, utlån brakke til verdi av____________1 000 kr Kirsti Hovden__________________________________500 kr Bendiks Transport, diesel til verdi av_____________10 000 kr Prikken reklame, varer til verdi av________________10 000 kr Joker i Finsland, varer til verdi av_________________3 000 kr Graarud, utstyr til verdi av_______________________3 000 kr Helge Aukland har betalt årsavgiften på traktoren_____400 kr Familien Alendar________________________________400 kr Rotator______________________________________5 000 kr
Regnskapet ble ført av Tommy Smith. Regnskapet ble revidert av Per-Olav Bang. Kiosk : Det har ikke blitt mye kiosk drift i år i forhold til i fjor da vi hadde lister og egne vakter til å stå i kiosken. Vi har hatt kiosk drift som normalt på sørlandscupen. Trening : Det varierer mellom 15 og 30 kjørere. Det er flest i mai, juni og august, september. I år har det vært flere enn i fjor, det skyldes at banen har fått et godt rykte. Det er mange som kommer for å trene. Banen var også i år stengt i juli. Banen : Det har i år også vært en utfordring å holde banen bra hele tiden og det med tanke på at traktoren har vært en del i stykker. Men selv om traktoren har vært dårlig har banen blitt preppet, og det har vært en kjempe bane å kjøre på i 2011. Takk til dere som har preppet. Vi har utvidet den lille banen og vi har kjørt på grus. Banen for de små holder nå en veldig høy standard. Det er gøy for de små å kjøre der. Utstyr : Vi har kjøpt deler til traktoren og ellers det vi trenger for å holde banen i gang. Sørlands cupen : Det krever både folk og penger å arrangere et løp. Som vanlig stilte dere opp på dugnad dere som kunne uten dere så kunne vi ikke ha holdt ett slikt stevne. Det ble gjort mye dugnad på banen i forkant av løpet og banen var helt fantastisk etter min mening. Gravemaskin: Vi har bestemt oss for å kjøpe gravemaskin i 2012. Det kan bli gjort veldig mye gøy på banen med en slik maskin Aktivitets ledere : I 2011 hadde vi en vakt liste i kalenderen for mai, juni, august, september og onsdagene i oktober. Vaktene ble fordelt på 6 personer, mao 5 vakter på hver. Vi trenger flere vakter for å fordele arbeidet. Ronny tar kontakt med de som har meldt interesse for et aktivitetslederkurs. Vi har noen navn som han kan spørre : David, Kjell Arne, Tom, Morten, Arve, Vidar, Tommy, Rebecca, Fløystøl. FCK betaler kurset for de som vil være med på vaktlista. Lisenskurs : Det ble holdt lisens kurs 01.10. 2011. Det var 13 stykker på kurs. Dette er en bra ekstra inntekt for klubben.
Det er mange som har gjort nok en stor innsats for at banen skal holde den standarden vi har fått ett rykte for å holde. Takk til dere som har gjort det, uten dere hadde det ikke blitt noe særlig til en bane. Vi må holde øynene opp for å få tak i flere folk slik at vi kan fordele ansvaret. Det er noe vi må tenke mye på i 2012.
Hilsen Ronny Spikkeland 31-12-2011, formann FCK
|
|||
|
Familen Alendar
Helge Aukland
Aud Spikkeland Helge Aukland
|
